Newsletter Software und PHP Newsletter Script

Ab dem 25. Mai 2018 regelt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung/DSGVO den Schutz personenbezogener Daten in allen EU-Staaten. Die DSGVO regelt dabei für jeden wie personenbezogene Daten, z.B. E-Mail-Adresse, Name, Postanschrift, Geburtsdatum..., verarbeitet und gespeichert werden dürfen.

Was ändert sich beim Versand von Newslettern?

Nichts, wenn Sie bisher gesetzkonform Newsletter oder nur Informations-E-Mails versendet haben.

 

Versand an Bestandskunden

An Bestandskunden dürfen weiterhin Newsletter versendet werden, wenn diese eine Ware oder Dienstleistung bei Ihnen erworben haben. Widerspricht der Bestandskunde dem Newsletter-Empfang, dann muss der Empfänger dauerhaft gelöscht und darf nie wieder angeschrieben werden.
Es dürfen keine Newsletter an Kunden versendet werden, die nur Informationen zu Ihren Waren oder Dienstleistungen angefragt haben.

 

Versand an Newsletter-Empfänger, die sich über das Newsletteranmeldeformular auf Ihrer Webseite angemeldet haben

Auch an diese Newsletter-Empfänger dürfen natürlich weiterhin Newsletter versendet werden, dies aber nur wenn diese per Double-Opt-In (Klick auf Bestätigungslink in der E-Mail nach Anmeldung) zugestimmt haben. Ebenfalls gilt hier, widerspricht der Newsletter-Empfänger dem Newsletter-Empfang, dann darf dieser nicht mehr angeschrieben werden.

 

Was gilt für Neuanmeldungen zum Newsletter?

Bei Neuanmeldungen zum Newsletter muss natürlich weiterhin Double-Opt-In (Klick auf Bestätigungslink in E-Mail nach Anmeldung) verwendet werden. Zusätzlich muss das Formular zur Anmeldung einen Hinweis enthalten für welchen Zweck Sie die Daten erheben, hier z.B. für den zukünftigen Versand von Newslettern, und es muss eine Verlinkung auf die eigene Datenschutzerklärung erfolgen.
Generator für eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung

 

 

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV)?

Als Kunde der Newsletter Software SuperMailer, PHP Newsletter Software SuperWebMailer, Geburtstagsmailer BirthdayMailer, der Serien-Fax-Software SerialLetterAndFax und der Newsletter-Empfänger-Verwaltung SuperMailingList benötigen Sie keinen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung, da Sie selbst die Daten auf Ihrem eigenen Rechner oder Webserver speichern. So ein Vertrag ist nur notwendig wenn Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Newsletter-Empfänger an einen externen fremden Cloud-Anbieter weitergeben, der die Daten auf seinem eigenen Server speichert.

 

Weiterführende Informationen vom Berufsverband der Rechtsjournalisten e.V.

 

 

Einstellungen in SuperWebMailer und SuperMailingList 6.80 oder neuer

 

An-/Ändern-/Abmelde-Formular anpassen

 

• über Menü Webseite - An-/Abmeldeformular können Sie jedes Formular ändern, geben Sie auf der Registerkarte Allgemein die URL zur Ihrer Datenschutzerklärung korrekt ein und speichern Sie die Angaben
• Für das Formular können Sie danach erneut den HTML-Code zur Integration in die eigene Webseite erstellen, dieser HTML-Code enthält einen Text mit dem Grund zur Erhebung der Daten und Verlinkung der Datenschutzerklärung.
• Sollten Sie das interne Formular verwenden, dann wird automatisch der Text mit dem Grund zur Erhebung der Daten und Verlinkung der Datenschutzerklärung bei Aufruf des Formulars eingefügt.

 

Anonymisierte Speicherung der IP-Adressen

In der Datei userdefined.inc.php in dem Verzeichnis Ihrer Installation auf dem Webspace finden Sie die Angabe # anonymize saved ipv4 or ipv6 address, dort kann über die Konstante define("ip_address_mask_length", <WERT>); angegeben werden, wie viele Stellen der IPv4/IPv6-Adresse durch Nullen ersetzt werden sollen.

 

 

Empfänger vom Empfängertracking beim Versand eines Newsletters oder Responder-E-Mail ausschließen (nur SuperWebMailer)

 

Sie können jeden Empfänger ändern und das Empfängertracking, z.B. auf Verlangen des Empfängers, deaktivieren. Es ist ebenfalls möglich im Anmelde-/Ändern-Formular den Empfänger wählen zu lassen, ob er dem Empfängertracking zustimmt oder nicht.

 

Auskunft über die gespeicherten Daten

Für jeden Newsletter-Empfänger einzeln kann eine Auskunft über die gespeicherten Daten in allen Empfängerlisten als HTML-Datei oder PDF-Datei erstellt werden. Diese Auskunft kann einem individuellen Schreiben zur Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO beigelegt werden.
Ändern Sie den Newsletter-Empfänger, z.B. Menü Empfänger - Empfänger anzeigen, Ändern-Schaltfläche, um den Link anzeigen zu lassen. Auf Verlangen des Newsletter-Empfängers kann dieser Link auch dem Newsletter-Empfänger in einer eigenen selbst E-Mail zugesendet werden.

 

 

 

Das Double-Opt-In soll nachgeholt werden?

 

Das Double-Opt-In kann normalerweise nicht nachgeholt werden, da Sie damit den Empfänger mit fehlender Einwilligung anschreiben. Dies ist normalerweise Spam-Versand.

 

Hinweis: Sie verlieren viele Newsletter-Empfänger wenn Sie das Double-Opt-In nachholen lassen. Das Double-Opt-In sollten Sie nur für Empfänger nachholen lassen, die keine Bestandskunden sind. Für Bestandskunden ist dies nicht notwendig.

 

Wenn Sie trotzdem das Double-Opt-In nachholen möchten...

 

• Exportieren Sie die bestehende Empfängerliste als Datei, siehe Menü Empfänger - Empfänger exportieren
• Erstellen Sie eine neue Empfängerliste
• Über Menü Webseite - An-/Abmeldeformulare ändern Sie für die jeweilige Empfängerliste das Formular, auf der Registerkarte E-Mail zur Anmeldung passen Sie den Text an. Bei der Textanpassung müssen Sie erklären warum Sie erneut das Opt-In einholen und die eigene Datenschutzerklärung verlinken.
• Importieren Sie über Menü Empfänger - Empfänger importieren die Empfänger in die neue Empfängerliste setzen Sie dabei das Häkchen bei "E-Mail mit Bestätigungslink versenden (nicht mehr als 100 Zeilen importieren lassen)".
• Lassen Sie die Empfänger importieren, an jeden Empfänger wird die E-Mail mit dem Bestätigungslink versendet. Solange wie die Empfänger den Link nicht angeklickt haben, sind diese für den E-Mail-Versand natürlich deaktiviert.